職務上請求とは
職務上請求とは、行政書士などの有資格者が、受任した具体的な事件を適切に処理するために必要な範囲に限って、戸籍法や住民基本台帳法の規定に基づき戸籍謄本や住民票などの公的証明書を役所に対し職務上の権限に基づき請求・取得できる制度です。
職務上請求の活用
職務上請求の主な活用シーンは、相続・遺言、自動車登録、許認可申請など、行政書士が受任した具体的事件の処理に必要な戸籍・住民票等を収集する場面です。
例えば、相続人調査のための連続した戸籍の取得、車庫証明や自動車登録のための住民票取得、各種許認可申請に添付する住民票・記載事項証明の取得などが典型例です。
これらはいずれも、依頼者の権利義務に関する書類作成・手続代理を適切に行うため、かつ委任状による通常請求では足りない場合や非現実的な場合に限って補充的に活用されます。
職務上請求の欠点
職務上請求の欠点としては、住民票や戸籍謄本などに記載された方の同意なく個人情報を取得できることでプライバシー(婚姻歴、離婚歴、養子縁組等の身分的な事項)を侵す危険性があります。
職務上請求に関する当事務所のガイドライン
当事務所では、戸籍謄本・除籍謄本・住民票等の公的証明書類を取得する際、行政書士法その他関係法令および所属行政書士会の職務上請求に関する規則に従い、厳格な内部ガイドラインを設けて運用しています。
以下は、当事務所における職務上請求の取扱いに関する基本方針です。
1 職務上請求のみのご依頼には応じないこと
当事務所は、具体的な相談・事件の受任に付随する業務として必要な場合に限り、職務上請求を用いて戸籍証明書類その他の行政証明書類を取得します。
戸籍謄本・住民票等の取得それ自体のみを目的とするご依頼（いわゆる取得代行のみのご依頼）には、一切応じません。
これは、職務上請求制度が「受任している事件について、当該事件処理のために真に必要な範囲でのみ利用しなければならない」ものとされていることに基づくものです。
2 取得書類の取扱者の限定
職務上請求により取得した行政証明書類（戸籍証明書類・住民票その他の職務上請求の対象となる公的な証明書類をいいます。）は、当職（行政書士本人および当職の名において使用する行政書士補助者を総じていいます。）のみが取り扱います。
たとえ依頼者本人であっても、職務上請求で取得した原本・写しを自由に持ち出したり、当事務所以外の第三者（他の専門職、一般の方を含む。）に取り扱わせることはできません。
書類そのものの管理・保管主体は、一貫して当職とし、事件処理に必要な情報のみを依頼者に説明・報告します。
3 目的外取得の禁止および請求への不応諾
当事務所は、職務上請求による公的証明書類の取得について、受任事件の処理に必要な範囲を超える目的外取得は一切行いません。
「念のため」「後で使うかもしれないから」といった抽象的理由、依頼者の興味・関心のみを理由とする追加取得等、事件処理上の必要性を欠く請求には応じません。
職務上請求の濫用は、懲戒の対象となり得る重大な非行であり、当事務所はその可能性を排除するため、請求の都度、必要性・相当性を厳格に検討します。
4 事件途中で処理を取りやめた場合の書類の取扱い
受任した事件について、依頼者の都合その他の理由により事件完了前に当職が事件の処理を取りやめる（解任・辞任など）場合であっても、職務上請求により取得した行政証明書類の原本・写しは、原則として依頼者その他の第三者へ引き渡しません。
当事務所は、この場合、事件の終了・離脱の経緯および職務上請求によって取得した書類の取扱い方針について依頼者に必要な説明を行った上で、法令・所属行政書士会の規則および当事務所内部規程に従い、一定期間の保管の後、復元不可能な方法（裁断・溶解等）により廃棄します。
依頼者が同一内容の書類を必要とする場合は、依頼者ご本人または新たに受任した専門職が、自らの権限と責任に基づいて通常の請求方法または各資格者の職務上請求制度により取得することを原則とします。
5 職務上請求の補充性（他の手段でこれを達することができない正当な場合のみ行使すること）
職務上請求による公的証明書類の取得は、他の適法な手段（依頼者自身による窓口請求、代理人としての委任状に基づく通常請求等）によっては目的を達することができない正当な場合に限り、補充的に行うものとします。
依頼者が自ら取得できる書類については、原則として依頼者ご本人による取得をお願いし、それでもなお職務上請求による取得が不可欠と認められる場合にのみ、当事務所の責任と裁量の下で職務上請求を行います。
当事務所は、職務上請求が行政書士に与えられた特別の権限であることを踏まえ、その行使に当たっては、必要性・補充性・相当性を総合的に検討し、不必要・過剰な請求を行わないことを内部方針として徹底します。
6 第三者への取扱・引渡しの禁止
当事務所は、職務上請求により取得した行政証明書類について、いかなる理由によっても、当職（当職の名において使用する行政書士補助者を含む。）以外の者に取り扱わせ、又は引き渡しを行いません。
他の行政書士・弁護士・司法書士等の専門職から、当該書類の提供・閲覧・複写等を求められた場合であっても、原則として応じません（必要な書類は、各資格者が自らの責任において職務上請求その他の適法な方法により取得すべきものと考えます）。
当事務所は、依頼者への説明責任を果たした上で、個人情報保護と職務上請求の適正使用の観点から、書類の外部流出を防止するための管理措置を講じています。
7 相続人調査における戸籍証明書類の廃棄
相続人調査その他の相続関連業務の過程で、職務上請求により取得した戸籍証明書類（戸籍謄本・除籍謄本・改製原戸籍等）については、当該業務完了後、保存期間経過後または保存の必要性が消滅した時点で、復元不可能な状態になるまで裁断し、溶解するなどして廃棄します。
いかなる理由があっても、これら戸籍証明書類の原本・写しを依頼者その他の第三者に引き渡し、または当事務所以外の者に保管させることは行いません。
相続人調査において取得した戸籍情報は、極めて高度な個人情報であり、事件処理の目的を達した後も漫然と保管し続けることはせず、法令・会則・当事務所内部規程に従い、適切な期間と方法で管理・廃棄します。
8 依頼者のみなさまへのお願い
職務上請求は、専門職に与えられた強い権限であると同時に、その運用を誤れば重大な権利侵害につながりかねない制度です。
当事務所のガイドラインは、依頼者の権利・プライバシーを守りつつ、行政書士が安心して職務に専念できるようにするための最低限のルールです。
職務上請求の利用に関しては、上記方針をご理解のうえ、ご協力を賜りますようお願い申し上げます。